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会话一多，问题就来了：谁在等报价、谁只是随口问问、谁上周说要样品。这些判断如果只留在业务员脑子里，换个人接手就得从头问一遍。标签、置顶、备注，是把这件事从记忆里挪到系统里的三个动作。
三件事，分工不同 #
- 标签：给会话分类，一个会话可以同时有几个。
- 置顶：标出当下要处理的优先级，只顶正在推进的那几条。
- 备注：把谈过的事实写下来，留给下一个接手的人看。
三者经常被混着用，结果是列表越理越乱。分开看就清楚了：标签回答「这是哪一类」，置顶回答「现在先看哪一条」，备注回答「谈到哪一步了」。
标签：在会话上分类 #
标签打在会话上，不是打在客户档案里——同一个人可能同时处于两个阶段，标签正好允许叠加。打完标签最直接的用处是找得回来：会话列表顶部的搜索框写明可以「搜索客户、号码、消息、标签或备注」，意思是标签和备注都能当搜索条件用。
标签体系建议从三类开始，别一上来就设计一套复杂的分类法：
- 阶段：新询盘、已报价、待付款、已成交。
- 市场：北美、欧洲、中东、东南亚。
- 来源：展会、LinkedIn、网站、老客户介绍。
数量控制在六到八个。超过这个数，标的时候要想、看的时候要认，最后没人用。标签只是给人看的分类，它不改变客户状态，也不会触发任何对外动作。
置顶：只顶当下要处理的 #
置顶的作用是把正在推进的会话顶到列表最上面，避免被新消息冲下去。用法上有一条经验：一屏能看几条，就顶几条。全都置顶等于没有置顶，列表仍然要一条条翻。
处理完就取消置顶，把位置让给下一条。置顶是临时状态，不是客户等级——客户等级应该体现在标签上，否则三个月后你会看到一列永远顶着的会话，谁也不敢取消。
备注：写在客户档案里，不是聊天里 #
聊天记录能证明「说过什么」，但回答不了「谈到哪一步」。备注要写在客户档案里：公司信息下有「+添加备注」，联系人下面可以加「跟进记录」，前者记这家公司的整体情况，后者按时间记每一次沟通。
写法上固定四件事，比自由发挥更管用：
- 问的什么产品（型号、规格、定制要求）
- 数量（首批与返单意向分开写）
- 目标价与报价（报了多少、对方还了什么）
- 下一步与时间点（等谁、等什么、什么时候回）
示例：询 NT-D20 电钻 1000 台，目标价 USD 12.5，已发报价 USD 13.2，等客户确认 logo 位置，周五前跟进。二十几个字，换个人接手就能继续谈。每次谈完补一条，别攒到月底回忆——回忆出来的记录，通常只剩下「聊得还不错」。
三个动作连起来 #
展会加回来的客户，当天打上「展会」和「新询盘」两个标签，置顶；谈完把型号、数量、目标价、下一步写进备注；报价发出后，标签改成「已报价」，取消置顶；三天没有回复，从「已报价」里筛出来，统一跟进一轮。整个过程没有一步需要记住，全部落在系统里。
边界 #
标签、置顶、备注都是内部信息，客户看不到，也不会因为打了标签就收到任何消息。真正对外的动作是报价与订单，仍然在会话工具栏里完成。这几项整理工作的价值不在当下，而在交接、复盘和隔了半年的二次询盘——那时候还找得到上下文，生意才接得住。